Política de Privacidad

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Esta política explica cómo OkFlow trata información personal cuando visitas nuestro sitio web o utilizas la aplicación, la extensión de navegador, el plugin de WordPress, la API y los servicios relacionados. La información tratada depende de las funciones que utilices y de la configuración de tu espacio de trabajo.

OkFlow es operado por 5e Creative Labs LLC, una sociedad de responsabilidad limitada de Wyoming, Estados Unidos, que opera desde Costa Rica. Contáctanos en info@okflow.io. Para la administración de cuentas, facturación, funcionamiento del sitio, seguridad y nuestras comunicaciones, determinamos los fines y medios del tratamiento y actuamos como responsables cuando corresponda ese concepto.

Para los datos personales en tareas, comentarios, páginas, archivos, anotaciones y otro contenido del espacio de trabajo, la organización cliente generalmente es la responsable y nosotros tratamos la información siguiendo sus instrucciones para prestar el servicio. Tu organización controla la membresía, las opciones de compartir, las integraciones y los fines del contenido. Consulta a su administrador sobre ese contenido; también puedes contactarnos para recibir asistencia o consultar sobre un acuerdo de tratamiento de datos.

Información de cuenta y contacto: nombre, correo, perfil, información de autenticación, membresía, roles, preferencias y comunicaciones que nos envías. Las fuentes incluyen a ti, tus administradores, quienes te invitan y el proveedor de identidad si eliges un inicio de sesión social.

Contenido del espacio de trabajo: proyectos, tareas, comentarios, páginas, archivos, feedback, capturas, grabaciones y registros asociados de autoría y actividad. Las fuentes incluyen a ti, otros usuarios autorizados e integraciones conectadas. Comparte información sobre otras personas únicamente si tienes autorización para hacerlo.

Información de facturación: plan, contacto de facturación, datos de facturas, estado de pagos e identificadores de cliente y transacciones del proveedor. Paddle es el proveedor principal de facturación y actúa como vendedor registrado en compras mediante su checkout. ONVO (OnvoPay) es un procesador alternativo cuando se ofrece en el checkout; 5e Creative Labs LLC sigue siendo el vendedor de esas compras. Las credenciales de pago introducidas en el checkout del proveedor son tratadas por ese proveedor; recibimos la información necesaria para administrar la facturación.

Información técnica y de uso: IP, dispositivo y navegador, URLs solicitadas, fechas y horas, interacciones, identificadores y registros de errores o seguridad. Las fuentes incluyen tu navegador, la infraestructura de alojamiento y herramientas de analítica cuando están habilitadas. Las credenciales de autenticación y ciertos contenidos pueden ser información personal sensible según la legislación aplicable.

Utilizamos información de cuenta, autenticación, membresía y contenido para proporcionar acceso, colaboración, almacenamiento, soporte y funciones solicitadas. Los registros de facturación permiten administrar planes, pagos, facturas y disputas. Cuando se aplica el RGPD, el tratamiento necesario para un contrato contigo se basa en ese contrato; el tratamiento para una organización sigue sus instrucciones y las condiciones de tratamiento aplicables.

La información técnica y los registros de actividad ayudan a proteger el servicio, prevenir abusos, resolver problemas y mantener su fiabilidad. Bajo el RGPD, los intereses legítimos pertinentes son proteger a los usuarios y operar un servicio fiable, sujetos a ponderación frente a tus derechos. Las obligaciones legales pueden exigir registros contables y respuestas a solicitudes legítimas.

La analítica opcional y el marketing requieren consentimiento cuando lo exige la ley; en otros casos se necesita una base jurídica aplicable. Puedes darte de baja del marketing u oponerte contactándonos. Los mensajes necesarios de servicio y facturación son distintos del marketing opcional. Las bases del RGPD no sustituyen los requisitos de consentimiento informado de Costa Rica cuando se aplica la Ley 8968; se requiere consentimiento expreso y autorización válida de las transferencias, salvo una excepción legal pertinente. Este aviso por sí solo no es un formulario de consentimiento.

Debes proporcionar los datos de cuenta y facturación necesarios para utilizar el servicio solicitado. El perfil opcional, las integraciones y el marketing no son obligatorios. Puedes retirar el consentimiento sin afectar retroactivamente el tratamiento lícito anterior.

La aplicación utiliza cookies o almacenamiento similar para autenticación y funciones del servicio. El sitio de marketing guarda tu elección de cookies en almacenamiento local. Si está configurado, Google Analytics carga en el sitio de marketing únicamente tras aceptar el banner, y no carga cuando se reconoce una señal Global Privacy Control habilitada. La analítica puede incluir identificadores en línea, actividad en páginas e información del dispositivo; no es información anónima.

Utiliza Preferencias de cookies en el pie del sitio y elige Rechazar para retirar el consentimiento de analítica de marketing. La página vuelve a cargar con la analítica deshabilitada e intenta eliminar las cookies de Google Analytics de este sitio. Estas opciones impiden cargas futuras, pero no deshacen tratamientos anteriores.

Las preferencias de la aplicación son independientes de las del sitio de marketing. La aplicación usa PostHog y, si está configurado, Google Analytics para medir uso del producto y contar errores. La analítica opcional empieza desactivada en la UE, el Reino Unido, los demás países del EEE y cuando no hay información del país. En otros países reconocidos empieza activada, sujeta a la ley aplicable y a tu elección. Usamos un código de país proporcionado por el alojamiento; la aplicación no necesita permiso de ubicación precisa. Un rechazo expreso o una señal Global Privacy Control reconocida prevalece sobre el valor por defecto.

Abre Preferencias de privacidad en la aplicación para permitir o desactivar la analítica opcional. La aplicación recuerda una elección expresa hasta 180 días en almacenamiento del navegador y una cookie limitada al host. La elección corresponde a ese navegador; revísala en cada navegador o dispositivo que uses. Si el almacenamiento está bloqueado, una elección expresa puede aplicarse solo a la página actual. Un cambio detiene la recopilación futura, pero no recupera datos ya enviados. Los registros esenciales de autenticación, facturación y seguridad continúan por separado.

La analítica de la aplicación usa detalles técnicos del dispositivo, rutas de página generalizadas y eventos seleccionados del producto; PostHog puede asociar la actividad con tu ID de usuario. La aplicación no envía nombres, correos, texto del espacio de trabajo, URLs completas ni mensajes de error libres a estos servicios de analítica. Las grabaciones de sesión y la captura automática de texto están desactivadas. Los procesos en segundo plano sin una preferencia de analítica conocida no exportan analítica opcional del producto.

También guardamos un registro con fecha del servidor de tu aceptación expresa de los Términos del servicio, incluidas las versiones de los documentos y el idioma mostrado. Es independiente del consentimiento para analítica opcional. Contacta a info@okflow.io para solicitudes de privacidad o ayuda.

El sitio de marketing también utiliza Meta Pixel, proporcionado por Meta, para medir el rendimiento publicitario y apoyar audiencias de publicidad. Solo carga tras una elección expresa sobre publicidad en el banner de cookies y permanece desactivado con Global Privacy Control. Una aceptación anterior de analítica no activa el píxel. Meta puede recibir URLs de páginas, información de referencia, dirección IP, detalles del navegador y dispositivo, identificadores de cookies y el hecho de que se completó un formulario de contacto o newsletter. No incluimos contenido de formularios, nombres ni correos en los parámetros de nuestros eventos; la coincidencia avanzada automática y la configuración automática de eventos están desactivadas. El píxel no se instala en los espacios de trabajo de clientes. Por separado, cuando está habilitada en la aplicación, la API de conversiones de Meta mide registros verificados y compras completadas con Paddle después de que permitas expresamente la medición publicitaria en Preferencias de privacidad. Aceptar analítica no habilita esta medición. El servidor puede enviar identificadores del navegador, agente de usuario, dirección IP, un identificador de cuenta mediante hash, fecha del evento, importe y moneda de la compra. Envía URLs fijas de registro o facturación en lugar de URLs privadas del espacio de trabajo, y no envía nombres, correos ni contenido de proyectos. Los registros de consentimiento duran hasta 180 días; la atribución del pago, hasta 30 días; los datos pendientes de entrega, hasta siete días; y los comprobantes de entrega, hasta 400 días para evitar duplicados. Rechazar publicidad o una señal reconocida de Global Privacy Control detiene envíos futuros cuando la elección llega al servidor; no permite retirar datos ya enviados. Las cookies de Meta pueden incluir _fbp y _fbc; su duración depende de las restricciones del navegador y de la configuración de Meta. Rechazar en Preferencias de cookies detiene eventos futuros e intenta eliminar estas cookies propias, pero no deshace información ya enviada a Meta. Meta trata los datos recibidos según sus términos y política de privacidad: https://www.facebook.com/privacy/policy/. La elección publicitaria se guarda por separado en este navegador bajo okflow-marketing-consent. Puedes cambiarla en cualquier momento.

Cuando invocas una función de IA, la entrada y el contexto pertinentes se envían mediante OpenRouter al proveedor del modelo seleccionado para generar una respuesta. Esto puede incluir texto de tareas o comentarios, contexto del proyecto, extractos de archivos o páginas e imágenes enviadas para análisis. Evita información sensible innecesaria y revisa los resultados antes de utilizarlos.

Cuando está habilitada la indexación semántica, crear o actualizar contenido y subir archivos también puede activar extracción e indexación en segundo plano para búsqueda. Este tratamiento puede involucrar Upstash y servicios de IA, incluido el análisis de imágenes o documentos escaneados. Es distinto de solicitar explícitamente una respuesta de IA.

El tratamiento y la conservación por proveedores dependen del servicio, modelo, configuración y condiciones aplicables. No prometemos que todos los proveedores excluyan las entradas del entrenamiento o no conserven datos. Consulta antes de utilizar IA con información que requiera protecciones contractuales particulares. Los resultados apoyan el trabajo de los usuarios; no están destinados a tomar decisiones con efectos jurídicos significativos sobre personas sin revisión humana.

El inicio de sesión con Google se utiliza para autenticación e información básica del perfil, como nombre, correo e imagen. Este flujo no solicita por sí mismo acceso a Gmail, Google Drive o Google Calendar. Una integración opcional es una acción separada, sujeta a los permisos que se muestran para ella.

Las integraciones conectadas intercambian tokens de autorización y registros necesarios para la función elegida, como identificadores de proyectos, tareas, comentarios, archivos y usuarios. Los datos enviados a otro servicio también están sujetos a sus políticas. Desconectar detiene futuros intercambios autorizados, pero no necesariamente elimina registros ya copiados allí.

La extensión solicita permisos del navegador para funcionar en sitios y facilitar la captura de feedback. Sus permisos incluyen acceso a múltiples sitios, no solo a un dominio. Las capturas pueden enviar URLs, contexto de elementos, anotaciones y capturas de pantalla o grabaciones de pestañas al proyecto elegido. Los archivos pueden incluir información personal o confidencial visible. Restringe el acceso con los controles del navegador y captura únicamente material que puedes compartir. El feedback enviado mediante una instalación de WordPress también es contenido del espacio de trabajo.

Miembros, administradores, invitados y destinatarios de enlaces pueden acceder al contenido según los permisos y opciones de compartir. Tú y tu organización seleccionan la audiencia prevista.

Los proveedores utilizados según la función y configuración incluyen Vercel (alojamiento y distribución), Supabase (base de datos, autenticación y almacenamiento), Paddle u OnvoPay (checkout y facturación), SendGrid (correo), Upstash (caché, límites de solicitudes y búsqueda), OpenRouter y proveedores de modelos seleccionados (IA), PostHog (analítica y diagnóstico de la aplicación) y Google Analytics (analítica del sitio de marketing con consentimiento).

El alojamiento recibe solicitudes y datos técnicos; la base de datos y el almacenamiento tratan datos de cuenta y contenido; la facturación recibe datos de pago; el correo recibe direcciones y mensajes; la búsqueda y la IA reciben contenido pertinente; la analítica recibe la información descrita antes. Algunos proveedores, como un comerciante registrado o proveedor de identidad, pueden ser responsables independientes de sus propias actividades en vez de encargados nuestros.

Podemos comunicar información por exigencias legales, para proteger derechos y seguridad o en una transferencia empresarial sujeta a las protecciones aplicables. Consulta sobre los proveedores y acuerdos de tratamiento pertinentes a tu uso.

Cuando el formulario de contacto del sitio está disponible, tratamos tu nombre, correo, asunto y mensaje para responder a tu consulta. SendGrid recibe las direcciones y el contenido enviado para entregar la consulta a info@okflow.io y una copia de confirmación a tu correo. Cloudflare Turnstile trata señales del navegador y dispositivo para prevenir abuso; la verificación del servidor envía a Cloudflare el token del desafío y la dirección IP, y comprueba el nombre de host y la acción. Turnstile es necesario para usar el formulario y es independiente de la analítica opcional. Los límites de solicitudes en Redis mediante Upstash guardan contadores con hashes de la IP normalizada y del correo en minúsculas, además de un contador global, que vencen tras una hora o un día. Los hashes siguen siendo información personal seudonimizada, no datos anónimos. No enviamos el nombre, asunto o mensaje a Redis ni registramos intencionadamente los campos enviados o tokens de verificación en el controlador de contacto. La conservación del proveedor de correo, buzón y alojamiento puede diferir de estos contadores temporales. Puedes escribirnos directamente por correo sin usar el formulario.

Paddle actúa como responsable independiente para su checkout, pagos, administración de impuestos, prevención del fraude y obligaciones legales, según su aviso de privacidad. Cuando se utiliza ONVO como alternativa, compartimos información de facturación con ONVO para procesar ese pago y cumplir las obligaciones aplicables. Nuestro sitio compartido apps.5e.cr tiene su propia política de privacidad para el sitio y la ayuda con pagos.

Los proveedores pueden tratar información fuera de tu país, incluido Estados Unidos. Las ubicaciones dependen del proveedor y la configuración; las leyes locales pueden ser distintas.

Las restricciones aplicables a transferencias requieren un mecanismo lícito y, cuando corresponda, autorización válida. Bajo el RGPD, los mecanismos pueden incluir una decisión de adecuación o salvaguardas contractuales según el destinatario. No afirmamos que todos los proveedores hayan firmado cláusulas contractuales tipo ni que un mecanismo cubra todo tratamiento. Contacta a info@okflow.io sobre ubicaciones, salvaguardas y cómo obtener detalles. Usar el servicio no supone renunciar a las protecciones de transferencias.

La conservación depende de los fines, la relación con la cuenta o espacio de trabajo, instrucciones de la organización, seguridad, disputas, ciclos de respaldo y obligaciones legales. Conservamos información únicamente mientras sea necesaria para esos fines y respetando los límites legales aplicables, sin prometer un plazo único para todos los registros.

Cancelar una suscripción, salir de un espacio, eliminar una cuenta y eliminar una organización son acciones distintas. Eliminar una cuenta personal no necesariamente elimina contenido compartido que otros usuarios pueden seguir utilizando legítimamente. Las referencias de autoría pueden requerir eliminación o desidentificación cuando corresponda. Consulta al administrador o a nosotros sobre el alcance de una solicitud.

Las facturas y transacciones pueden conservarse por requisitos contables; registros limitados de auditoría, seguridad y disputas pueden permanecer cuando esté justificado. Los respaldos pueden persistir hasta que venza su ciclo aplicable. Solicita asistencia de eliminación o exportación antes de cerrar un espacio; el acceso y los formatos dependen de permisos e información.

Utilizamos controles de acceso, autenticación y protecciones de infraestructura para reducir el acceso no autorizado o la pérdida. La seguridad depende de configuración, permisos y sistemas; ningún método de transmisión, almacenamiento o servicio garantiza seguridad absoluta.

Mantén tus credenciales privadas, revisa accesos y enlaces compartidos, e informa incidentes sospechosos a info@okflow.io. Evaluamos incidentes y notificamos a personas afectadas, clientes o autoridades según lo exija la legislación aplicable.

Cuando se aplica la Ley 8968 de Costa Rica, puedes solicitar acceso, rectificación o supresión y ejercer derechos sobre la autorización de transferencias. Las solicitudes aplicables deben resolverse gratuitamente en cinco días hábiles desde su recepción. Puedes solicitar protección de tus derechos ante PRODHAB, la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes.

Cuando se aplica el RGPD, los derechos incluyen acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad, oposición y retirada del consentimiento, sujetos a condiciones legales. Puedes reclamar ante una autoridad de control. El plazo habitual de respuesta es un mes; una prórroga permitida de hasta dos meses adicionales exige aviso y motivos dentro del primer mes. Sigue aplicándose cualquier plazo legal más corto que corresponda.

Envía solicitudes a info@okflow.io. Podemos pedir verificación proporcionada de identidad o autoridad cuando sea necesaria. Si tu organización controla la información, la asistimos con tu solicitud. Si la rechazamos, explicamos el motivo y las opciones de revisión o reclamación. Puedes solicitar reconsideración al mismo correo o apelar cuando la ley lo prevea, sin perder recursos administrativos o judiciales.

Cuando se aplica la CCPA, residentes de California pueden solicitar información y acceso, eliminación, corrección, exclusión de venta o de comunicación para publicidad conductual entre contextos, y límites sobre ciertos usos de información sensible. No discriminamos por ejercer estos derechos.

Esta política describe categorías, fuentes, fines, destinatarios y criterios de conservación. Las comunicaciones incluyen datos de cuenta y contenido para prestar el servicio, facturación para pagos y datos técnicos y de uso para alojamiento, seguridad y analítica. La venta o comunicación para publicidad entre contextos no es una finalidad del servicio descrito aquí; aun así, la analítica puede requerir evaluación según configuración y contratos. Contáctanos para solicitar exclusión o aclaraciones.

Envía solicitudes propias o de un agente autorizado a info@okflow.io; no se exige crear una cuenta. Puede requerirse verificación o prueba de autorización para acceso, corrección o eliminación, pero no verificación de identidad para exclusión de venta o comunicación publicitaria. Las tres primeras solicitudes generalmente tienen un plazo de 45 días naturales, prorrogable otros 45 con aviso cuando esté permitido. La exclusión tiene un plazo más corto, generalmente hasta 15 días hábiles. Prevalece cualquier plazo legal más corto aplicable.

OkFlow es un servicio de colaboración laboral, no dirigido a niños. Los titulares de cuentas deben tener al menos 18 años y capacidad legal según los Términos de Servicio. Si un menor ha proporcionado información sin autorización adecuada, contacta a info@okflow.io para que investiguemos y adoptemos medidas de eliminación o protección apropiadas.

Actualizamos esta política cuando cambian las prácticas o requisitos legales e indicamos arriba la fecha de actualización. Para cambios sustanciales damos aviso adecuado mediante el sitio, la aplicación o el correo de la cuenta según lo exija la ley. Si un nuevo uso requiere consentimiento, actualizar la política o seguir usando el servicio por sí solo no lo otorga.

Para preguntas de privacidad, solicitudes de derechos, reportes de seguridad o consultas sobre tratamiento, contacta a 5e Creative Labs LLC (OkFlow), en info@okflow.io. Sociedad de responsabilidad limitada de Wyoming, Estados Unidos, que opera desde Costa Rica. Identifica la cuenta o espacio pertinente sin enviar contraseñas ni credenciales completas de pago.